フリーランスとしての経費の考え方

目次

1. 「経費」の基本
2. 何が経費になるのか
3. 税務調査で「経費ではない」と判断されたら？
4. まとめ

１．「経費」の基本

はじめに、経費の基本的なことについて解説します。
経費とはなにか、そもそも経費に上げる理由/メリットをおさえていきましょう。

経費とは？

「経費」とは、事業で使用したお金のことであり、基本的に企業が収益を得る目的で使用した費用のことです。
例えば「従業員の出張費用」や「事業用の備品・消耗品の購入代金」などが、経費として扱われています。

ビジネスの世界では、よく「経費で落とす」という言葉を使いますが、これは事業のために支出した費用を、事業の経費に計上することを指しています。

経費を計上するメリット

経費を適切に計上することによって、企業が支払う税金を抑えることができます。

基本的な利益計上のモデルは「売上－費用」であり、求められた利益に税率をかけて法人税が決まるようになっています。この費用にあたるのが経費です。
売上から差し引く費用として経費を多く計上するほど利益が少なくなりますので、納めるべき法人税が小さくなります。

そうなると、「経費として計上すればするほど（見せかけの）利益が小さくなるので節税になる！」と考える方もいらっしゃると思います。
その経費計上が正当なものであれば問題ないのですが、もし経費を不正計上すると当然ですが相応のペナルティや刑罰に問われる可能性もあります。正しい知識を身につけて、正当な計上を行いましょう。

２．何が経費になるのか

次に、フリーランスとして働くうえで、何を経費として扱い、何を経費に含めないかについての基本的な考え方について解説します。

フリーランスが経費にできる費用

フリーランスに限らず、経費の基本は「事業に関係する支出である」ことです。そのため、「独立準備」にかかった費用も、事業目的の支出であれば経費になります。

経費として考えられる支出にはさまざまなものがありますが、例えば以下の支出は経費として認められる可能性が高いです。

・事業に関連する移動や出張に使用した車のガソリン代
・事業に使用するソフトウェアの利用料
・事業に関連する郵送物の郵便料金
・事業に関連する宣伝に使用したチラシの代金
・事業に関連するセミナーの参加費用
・事業に関連する打ち合わせで利用したレストランの飲食代

ただし、仮に事業目的の支出として正当性がある場合でも「税務調査対策」の問題があります。税務調査をしっかりと乗り越えるためには、経費に関する「領収書」や「出金伝票」をきちんと保管することが重要です。

フリーランスが経費にできない費用

一方で、事業とは直接の関係がない費用は、経費にすることが難しいです。例えば「事業に使用しない洋服代」や「プライベートで行った飲食代」などは、経費として認められない可能性が高くなります。

税務調査の結果、経費の不正計上があれば追徴課税などのペナルティを課せられることになるでしょう。明らかにビジネスとは関連していない支出に関しては、プライベートな支出として経費に計上することは避けてください。

家事按分

とはいえフリーコンサルのように、個人事業主の事業に関係した費用や支出の中には、「事業にも関連しているが、プライベートにも関連している」という支出もあるでしょう。
例えば、仕事場が自宅の場合（事務所兼自宅など）、家賃や光熱費を一括で支払っていますが、その支払いの中には事業関連として扱うことができる部分も存在しているはずです。

このように、事業とプライベート両方の目的で支出している場合において、事業で使用する比率分のみ経費として計上できる考え方を「家事按分（かじあんぶん）」といいます。

フリーコンサルの家事按分は、家賃や電気代、リモートワークに必須のインターネット通信費、電話代などが対象になることが多いでしょう。
例として、家賃は事務所として使っている部屋の面積と全体との割合と使っている時間に応じて金額算出したり、インターネットなどの通信代なども、事業で使用した時間から算出して計上します。

家賃などのように、プライベートだけで支出するのが金額の負担として大きい場合には、適切に家事按分して経費計上しましょう。

３．税務調査で「経費ではない」と判断されたら？

最後に、この記事でも何度か触れてきた、「税務調査」について解説します。
正しく経費を申告したつもりでも、「税務調査」で指摘されてしまったら問題になってしまうのかと不安な方もいらっしゃいますよね。しっかりおさえていきましょう。

申告にウソがなければ大きな問題にはならない

もし、税務調査で「これは経費ではない」と判断されたとしましょう。

その経費申請が「本当に経費として認められると思っていた」。
つまりウソの深刻ではないという場合には、そこまで大きな問題になるケースは少ないでしょう。この場合、多少の延滞税がかかる可能性がありますが、事業の社会的な信用が大きく損なわれることはないと考えられます。

なお、フリーランスに税務調査が入る場合には、実地調査の10日程前に税務署からの事前通告があるはずです。10日ほど猶予がありますので、その間に税務調査で必要になる資料をまとめておくことをおすすめします。

申告に不正があれば大きな問題になる

もし、申告した内容にウソや不正があれば、大問題です。
税務調査で脱税として扱われてしまったら延滞税よりも重い「重加算税」がかかりますし、事業の社会的な信用にも大きなダメージを与えることになるでしょう。

節税したいと考えて不正な経費計上をしてしまうことだけは、絶対に避けてください。

まとめ

経費の計上はフリーコンサルや事業主の方にとって非常にメリットのある制度だということが改めて認識いただけたでしょうか。

しかし正しい経費計上には、いずれも明確な記録（領収書など）があり、事業や業務を行ううえで必要なものであったと正しく証明できるもののみが対象となります。

正しい知識を身につけて、確定申告の際に悩んだり、追加徴税などのペナルティを課されないようにしましょう。

フリーランスコンサルタント登録多数。高単価・戦略・PMO案件のご紹介。
プロフェッショナルハブのご登録はこちら。